Як краще організувати робочий простір?

Як театр починається з вішалки, так і будь-яка робота починається з робочого місця. І чим більш ретельно і продумано воно організовано, тим ефективніше і продуктивніше за ним працюється. І навпаки — через вічний безлад на робочому столі і в комп'ютері так і хочеться щохвилини виходити на каву-брейки.

Міжнародний кадровий портал HeadHunter Україна у своєму новому матеріалі пропонує поради щодо організації особистого робочого простору.

Починаємо з робочого столу.

Крок перший — радикальний. Організувати робоче місце набагато простіше з нуля. Приберіть усі предмети з робочої поверхні і звільніть шухляди. Усунувши безлад, вам буде набагато простіше уявити, як краще організувати робочий простір. Ви витратите набагато більше часу, якщо перебиратимете всі предмети, що є на робочому місці, по одному.

Крок другий — гігієнічний. Витріть пил, якщо він є, і у разі потреби протріть поверхні універсальним засобом. Обробіть стільницю і шухляди. Після прибирання ваш стіл буде виглядати як новенький.

Крок третій — холоднокровний. Перегляньте прибрані зі столу предмети і рішуче викиньте те, що не має відношення до роботи. Це стосується всього: і робочих паперів, і канцелярського приладдя, і будь-яких інших речей. Люди часто прив'язуються до невживаних речей, потім же з подивом виявляють, що саме вони займали більшу частину робочого простору

Крок четвертий — по фен-шуй. Заново розставляючи тільки потрібні речі на столі, не кладіть їх на старі місця. Перестановка речей — маленька хитрість, що позбавляє щоденну роботу монотонності і розбавляє звичний оку вигляд.

Під рукою краще тримати найпотрібніші речі, з якими працюєте протягом дня: папки з терміновими документами, блокнот, ручку, олівець. Усе інше бажано розсортувати за ступенем необхідності — чим «необхідніше», тим ближче до себе. Канцелярське приладдя краще не зберігати весь час на столі, а діставати, якщо буде потреба — так простору буде більше, а пилу — менше.

До речі, перетворювати свій стіл на робоче місце робота або аскета зовсім не обов'язково, милі дрібнички (за умови, що їх буде 2-3) цілком можуть налаштувати на робочий лад. Це може бути фотографія з відпустки, невеличкий сувенір з іншої країни, цікава підставка під телефон.

І ще одна важлива порада для тих, хто працює поза офісом: робоче місце — саме робоче. Намагайтеся за ним не їсти і не грати, наприклад, у комп'ютерні ігри. У крайньому разі перенесіть робочий ноутбук у інший кут кімнати або на кухню.

З робочим столом розібралися, настав час комп'ютера. Він також у більшості випадків є частиною робочого процесу, тому порядок у ньому теж необхідний.

Крок п'ятий — електронний. Іноді файли у комп'ютері перебувають у такому безладі, що братися за систематизацію страшно, проте краще на це виділити кілька годин, щоб потім заощадити набагато більше, не витрачаючи час на гарячкові пошуки. Принцип той же, що і з настільним приладдям: чим потрібніше, тим ближче. Старі ж файли можна взагалі заархівувати.

Якщо вам часто доводиться працювати з різними версіями одного і того ж документа, корисно продумати систему назв. Найпростіше в назву кожної нової версії додавати дату і якщо треба час — так буде легко зрозуміти, коли були внесені останні зміни, і порівняти версії.

Копії найцінніших документів варто зберігати, наприклад, у хмарному сервісі — про всяк випадок. Якщо ж такі потрапили до вас у паперовому вигляді, — краще їх відсканувати.

Генеральне прибирання робочого місця необхідно проводити раз на кілька місяців, але за чистотою столу краще стежити регулярно. Можна приділяти цьому 10 хвилин наприкінці кожного робочого дня або годину в п'ятницю — так підтримувати порядок буде значно легше. Надалі ж це дозволить заощадити не тільки час, а й нерви.

При цьому якщо ваш порядок виглядає для когось як безлад, — занадто не переймайтеся, головне, щоб ви у ньому орієнтувалися і вам було комфортно та продуктивно справлятися з робочими завданнями.